Deputi Persidangan Setjen DPR RI Suprihartini, dalam foto bersama usai membuka agenda Pemusnahan Arsip Keuangan Tahun 2004-2008 & Pengumuman Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024 di Gedung Nusantara, Senayan, Jakarta, Jumat (7/2/2024). Foto: Runi/vel

PARLEMENTARIA, Jakarta - Digitalisasi semakin menjadi kebutuhan mendesak dalam pengelolaan arsip, terutama bagi lembaga tinggi negara, termasuk bagi DPR RI. Memahami hal tersebut, Deputi Persidangan Setjen DPR RI Suprihartini menegaskan bahwa DPR RI, yang didukung oleh Sekretariat Jenderal DPR RI, tidak hanya berfokus pada pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan, tetapi juga tengah mempercepat transformasi digital dalam tata kelola arsip.

Langkah ini, tegasnya, semakin nyata dengan pencapaian DPR RI yang meraih peringkat pertama dalam Pengawasan Kearsipan Nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dengan nilai 94,26 kategori "AA (Sangat Memuaskan)", serta tingkat digitalisasi arsip mencapai 98,09 dengan kategori yang sama. Baginya, pencapaian ini menunjukkan bahwa DPR RI semakin matang dalam menerapkan sistem pengarsipan berbasis teknologi, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memperkuat transparansi.

Perlu diketahui, DPR RI telah memusnahkan 400 boks arsip administrasi keuangan periode 2004-2008, sebuah langkah yang dilakukan sesuai dengan regulasi kearsipan dan telah memperoleh persetujuan dari ANRI. Namun, lebih dari sekadar mengurangi dokumen fisik, pemusnahan ini menandai peralihan ke era digital yang lebih efisien.

"Arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna harus dikelola dengan baik, termasuk dengan pemusnahan yang sesuai prosedur. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana kita beralih ke pengarsipan digital yang lebih aman, lebih mudah diakses, dan lebih efisien," ujar Suprihartini saat membuka agenda bertajuk "Pemusnahan Arsip Keuangan Tahun 2004-2008 & Pengumuman Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024" di Gedung Nusantara, Senayan, Jakarta, Jumat (7/2/2024).

Digitalisasi Arsip

Seiring dengan keberhasilan DPR RI, pihaknya kini sedang berupaya menerapkan digitalisasi arsip. Langkah ini menjadi bukti keseriusan DPR RI bersama Setjen DPR RI guna memperbarui sistem administrasi. Menurutnya, digitalisasi tidak hanya mempermudah pencarian dan pemanfaatan dokumen, tetapi juga memperkuat keamanan data serta mencegah risiko kehilangan arsip penting.

Dengan dibangunnya sistem digitalisasi yang diterapkan di DPR RI, lewat aplikasi SRIKANDI, ia berharap akses terhadap arsip semakin lebih cepat untuk diakses oleh para pemangku kepentingan, termasuk dalam pengambilan keputusan strategis.

"Dengan digitalisasi, kita tidak hanya menyimpan arsip, tetapi juga mengelolanya dengan lebih baik. Informasi yang tersimpan akan lebih terjamin keamanannya dan lebih cepat diakses sesuai kebutuhan," imbuhnya.

Walaupun begitu, Suprihartini mengingatkan bahwa tantangan utama dari digitalisasi arsip adalah memastikan keberlanjutan teknologi yang digunakan serta peningkatan kapasitas sumber daya manusia dalam mengelola arsip digital. Sebab itu, dirinya berharap pencapaian ini menjadi pendorong bagi semua unit kerja di DPR RI untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, baik dari segi teknologi maupun prosedur yang diterapkan.

Menutup pernyataannya, ia ingin Setjen DPR RI mendukung DPR RI untuk membuktikan bahwa reformasi birokrasi berbasis digital adalah kunci menuju administrasi yang lebih transparan, efisien, dan terpercaya. "Pekerjaan kita belum selesai. Kita harus terus berinovasi agar tata kelola arsip semakin modern, efektif, dan akuntabel. Semoga transformasi digital ini dapat menjadi model bagi institusi lainnya," pungkas Suprihartini.

Dalam kesempatan yang sama, Kepala Arsip Nasional (ANRI) Mego Pinandito menyampaikan apreasiasi terhadap DPR RI dan Setjen DPR RI yang telah membuktikan komitmennya untuk meningkatkan mutu kearsipan, termasuk kebijakan, pengelolaan, serta pemusnahan arsip yang sesuai dengan prosedur. "DPR RI telah menunjukkan dedikasi tinggi dalam pengelolaan arsip, termasuk dalam pelaksanaan pemusnahan arsip keuangan sesuai ketentuan yang berlaku," ujar Mego.

Terbukti, sebutnya, DPR RI memperoleh nilai 94,26, menempatkannya di peringkat pertama dalam klaster Lembaga Tinggi Negara (LTN), Lembaga Non-Struktural (LNS), dan Lembaga Penyiaran Publik (LPP) pada tahun 2024. Selain itu, dalam pengelolaan arsip elektronik yang diukur melalui Tingkat Digitalisasi Arsip (TDA), DPR RI meraih skor 98,09. 

Menurutnya, capaian ini menegaskan keberhasilan DPR RI dalam menerapkan aplikasi SRIKANDI di seluruh unit pengolah sebagai bagian dari sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE). Ia berharap keberhasilan DPR RI beserta Setjen DPR RI dalam pengelolaan arsip bisa menjadi barometer bagi lembaga lain dalam penyelenggaraan kearsipan nasional. 

“Semoga kinerja prima di bidang kearsipan ini dapat menjadi pemicu bagi seluruh unit pengolah untuk terus meningkatkan mutu pengelolaan arsip,” tutupnya. (um/aha)